¿Por qué es importante la gestión de proyectos? 

¿Por qué es importante la gestión de proyectos? Une a clientes y equipos, crea una visión para un proyecto exitoso y reúne a todas las partes interesadas en la misma página.

La gestión de proyectos une a clientes y equipos, crea un plan para la entrega a tiempo y dentro del presupuesto, y pone a las partes interesadas en la misma página. Pero la importancia de la gestión de proyectos va más allá. Descubra 12 beneficios y cómo la gestión de proyectos ofrece un valor y un retorno de la inversión increíbles en los proyectos.

Para los clientes, la gestión de proyectos parece un impuesto innecesario porque creen que los directores de proyectos se interponen en lo que quieren hacer. Puede resultar caro, pero no puede permitirse el lujo de saltarse la gestión de proyectos. Sin él, ¿qué mantiene unido al equipo? ¿Quién queda para navegar a través de los altibajos de los proyectos?

¿Por qué es importante la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es importante porque ahorra tiempo y dinero y garantiza que los proyectos se entreguen a tiempo, dentro del presupuesto y con entregables que generen los resultados previstos para un proyecto.

La importancia de la gestión de proyectos radica en alinear los proyectos con la estrategia empresarial y la capacidad de recursos, definir objetivos claros, crear planes de proyecto realistas, gestionar recursos, mantener la calidad, mitigar riesgos, crear y seguir procesos, supervisar el progreso y gestionar las partes interesadas.

12 beneficios de la gestión de proyectos

Aquí hay 12 beneficios y resultados que una gestión sólida de proyectos y buenos gerentes de proyectos pueden brindar a los proyectos y a las partes interesadas:

1. Resultados de proyectos más impactantes
2. Alineación y control mejorados del equipo del proyecto
3. Mejor productividad
4. Entrega a tiempo y dentro del presupuesto
5. Entregables consistentes de alta calidad
6. Resolución efectiva de los riesgos del proyecto
7. Gestión eficiente de recursos
8. Seguimiento e informes detallados del proyecto
9. Toma de decisiones y resolución de problemas eficaces
10. Mejora continua y aprendizaje de proyectos anteriores
11. Gestión y colaboración mejoradas del trabajo remoto
12. Clientes y partes interesadas satisfechos

1. Resultados del proyecto más impactantes

La gestión de proyectos es importante porque garantiza la alineación estratégica: que lo que se entrega es correcto y aportará valor real a la oportunidad de negocio.

Los clientes tienen objetivos estratégicos y sus proyectos promueven esos objetivos. Las organizaciones utilizan la gestión de proyectos para garantizar que los proyectos estén diseñados para encajar en los marcos estratégicos del cliente y que los objetivos de los proyectos se alineen estrechamente con los objetivos estratégicos del negocio.

Los gerentes de proyectos identifican casos de negocios sólidos y calculan el ROI, lo que garantiza que el resultado del proyecto tendrá un impacto positivo y entregará un valor real. La gestión de proyectos es importante porque los proyectos que se desvían del rumbo o no se adaptan a las necesidades del negocio terminan siendo costosos e innecesarios.

2. Mejora de la alineación y el control del equipo del proyecto

La gestión de proyectos es importante porque aporta un fuerte liderazgo y dirección a los proyectos.

El liderazgo del director del proyecto permite y capacita a los miembros del equipo para hacer su mejor trabajo. Los gerentes de proyecto motivan y entrenan a los miembros del equipo, les eliminan los obstáculos y los inspiran a hacer su mejor trabajo.

Los gerentes de proyecto sirven al equipo pero también garantizan la responsabilidad. Con un gerente de proyecto designado, no hay confusión sobre quién está a cargo y controla lo que sucede en un proyecto (especialmente si está utilizando un gráfico RACI o una herramienta de gestión de proyectos similar).

Los gerentes de proyecto hacen cumplir los procesos y mantienen a todos los miembros del equipo a raya porque, en última instancia, son ellos los responsables de si el proyecto fracasa o tiene éxito.

3. Mejor productividad

La gestión de proyectos es importante porque garantiza que exista un plan adecuado que describa un enfoque y objetivos claros para permitir que el equipo ejecute las metas estratégicas.

Sin gestión de proyectos, los equipos se quedan sin instrucciones adecuadas ni una metodología de gestión de proyectos definida . Los proyectos e iniciativas carecen de enfoque, tienen objetivos vagos y dejan al equipo inseguro de lo que están haciendo y por qué.

Los gerentes de proyectos impulsan el logro de las actividades del proyecto dividiendo un proyecto en porciones de trabajo más pequeñas, generalmente utilizando software de gestión de proyectos . Esto permite a los equipos mantenerse enfocados, orientar sus esfuerzos hacia el logro del objetivo del proyecto y completar sus tareas a tiempo.

Sin un proceso ordenado y fácil de entender o un método de gestión de proyectos (como ágil, en cascada, Kanban o Scrum), las empresas corren el riesgo de fracasar en el proyecto y de perder la confianza en su negocio.

4. Entrega a tiempo y dentro del presupuesto

realista que establece expectativas adecuadas sobre lo que se puede entregar, cuándo y por cuánto.

Sin un plan de proyecto sólido , los proyectos a menudo terminan con cronogramas demasiado ambiciosos o que carecen de información de estimación análoga de proyectos similares. Esto lleva a proyectos tardíos y por encima del presupuesto.

Los gerentes de proyectos eficaces pueden negociar plazos e hitos razonables y alcanzables entre las partes interesadas, los equipos y la gerencia clave. Analizan y equilibran los recursos con el cronograma del proyecto para desarrollar un cronograma realista y crean un proceso claro con plazos alcanzables para el equipo.

Por lo general, esto se hace utilizando un software de programación de proyectos .

5. Entregables consistentes de alta calidad

La gestión de proyectos es importante porque proporciona control de calidad para garantizar que cada entregable dé siempre en el blanco.

completarse. Sin un director de proyectos dedicado que cuente con el apoyo y la aceptación de la dirección ejecutiva, las tareas se subestiman, los cronogramas se ajustan y los procesos se apresuran. El resultado es un mal resultado porque no existe un plan de gestión de calidad .

Los gerentes de proyecto se aseguran de que los proyectos tengan la asignación de tiempo y recursos para ejecutarse y que la calidad del resultado se pruebe en cada etapa. Una buena gestión de proyectos permite un proceso escalonado y por fases, lo que crea tiempo para que los equipos examinen y prueben sus resultados en cada paso del camino.

6. Resolución efectiva de los riesgos del proyecto

La gestión de proyectos es importante porque proporciona gestión de riesgos para garantizar que se gestionen y mitiguen adecuadamente.

Un flujo de trabajo sólido en torno a la identificación, gestión y mitigación de riesgos evita que los riesgos se conviertan en problemas. Lidiar con el riesgo es donde entra en juego el valor de la gestión de proyectos , especialmente en proyectos complejos.

Los directores de proyectos saben cómo analizar los riesgos potenciales, cuantificarlos y desarrollar un plan de contingencia en caso de que se materialicen. Requiere conocer las preguntas correctas para descubrir los riesgos de manera temprana. Los riesgos se priorizan según la probabilidad y se asignan respuestas adecuadas por riesgo (utilizando un software de gestión de riesgos dedicado ).

7. Gestión eficiente de recursos

La gestión de proyectos es importante porque proporciona un proceso ordenado que garantiza que las personas adecuadas hagan las cosas correctas en el momento adecuado durante todo el ciclo de vida del proyecto .

Los gerentes de proyectos crean procesos adecuados que aclaran quién hace qué, cuándo y cómo a través de un proceso llamado asignación de recursos (normalmente utilizando software de gestión de recursos ).

Sin un plan claro de gestión de recursos, los equipos se fracturan, las tareas se duplican y la planificación se vuelve reactiva, lo que genera frustración entre el equipo. Esta reactividad empuja al proyecto al modo de supervivencia. Los gerentes de proyecto evitan que esto suceda al hacer coincidir las tareas con las habilidades y capacidades de los miembros del equipo y reasignarlas cuando surge un conflicto.

8. Seguimiento e informes detallados del proyecto

La gestión de proyectos es importante porque permite una supervisión continua del progreso del proyecto y se realiza un seguimiento a través de informes de estado periódicos.

Los informes de estado pueden parecer innecesarios: si todo va según lo planeado, puede parecer simplemente documentación por documentar. La supervisión continua del proyecto es fundamental para garantizar que se mantenga encaminado y facilita ver cuándo un proyecto comienza a desviarse de su curso. Cuanto antes pueda detectar la desviación, más fácil será corregirla.

Normalmente, los informes de estado brindan información sobre el trabajo que se completó y planificó; las horas utilizadas y cómo se comparan con las planificadas; cómo se está realizando el seguimiento del proyecto respecto de los hitos; riesgos, suposiciones, problemas y dependencias; y cualquier resultado del proyecto.

Los directores de proyectos tienden a utilizar herramientas de generación de informes que facilitan la recopilación y organización de datos.

9. Toma de decisiones y resolución de problemas eficaces

La gestión de proyectos es importante porque los directores de proyectos tienen la experiencia en la materia para comprender si todos están haciendo lo que deberían. 

Con algunos años de experiencia en su haber, los gerentes de proyectos desarrollarán habilidades de gestión de proyectos y experiencia en la materia; sabrán todo sobre el trabajo que ejecutan sus equipos, las plataformas y sistemas que utilizan, las posibilidades y limitaciones, y los tipos de problemas que suelen ocurrir.

Esta experiencia en la materia significa que pueden tener conversaciones informadas con clientes, equipos y partes interesadas; tomar decisiones informadas sobre el trabajo que realiza el equipo; y ayudar a los equipos a solucionar problemas cuando surgen problemas.

Están equipados para ser el centro de comunicación, asegurando que a medida que el proyecto fluye entre equipos y fases del proyecto, nada se olvide ni se pase por alto.

10. Mejora continua y aprendizaje de proyectos anteriores

La gestión de proyectos es importante porque permite al equipo aprender de los éxitos y fracasos del pasado y documentar esos aprendizajes. 

Los gerentes de proyectos utilizan retrospectivas , lecciones aprendidas o revisiones posteriores al proyecto para considerar qué salió bien, qué no salió bien y qué hacer de manera diferente para el siguiente proyecto.

Esto permite a la organización aprender de los fracasos y del éxito. Sin este aprendizaje, los equipos seguirán cometiendo los mismos errores una y otra vez. Son excelentes para una reunión inicial de proyecto ; le recuerdan al equipo los fracasos, como subestimar proyectos, y los éxitos, como un proceso sólido o mantener actualizados los informes de horas trabajadas.

11. Gestión y colaboración mejoradas del trabajo remoto

La gestión de proyectos es importante porque ayuda a abordar algunos de los principales desafíos que conlleva el trabajo remoto. 

La comunicación, la programación y la colaboración se vuelven difíciles cuando el equipo trabaja de forma remota. No se producen conversaciones fortuitas que conduzcan a nuevas ideas y los niveles de responsabilidad pueden disminuir. 

Todo esto es parte de la descripción del trabajo de un gerente de proyecto : establecer líneas de comunicación, integrar el trabajo en equipo en el proceso, enviar agendas, mantener a los miembros del equipo comprometidos mediante la incorporación de charlas en las reuniones y tratar al equipo como seres humanos, en lugar de solo recursos. .

Sin alguien que gestione los proyectos, no hay nadie que lidere la tarea de fomentar la colaboración y alentar a los miembros del equipo a conocerse entre sí (a través de la charla antes mencionada). 

Los gerentes de proyectos también podrían implementar herramientas de colaboración para ayudar a facilitar la comunicación y eliminar algunos de los obstáculos que presenta el trabajo remoto.

12. Clientes y partes interesadas satisfechos

La gestión de proyectos es importante porque ayuda a los equipos de proyecto a gestionar clientes difíciles y establecer expectativas con las partes interesadas a través de prácticas comprobadas de gestión de clientes.

Los gerentes de proyecto son el punto de contacto con los clientes y las partes interesadas, y son responsables de gestionar las expectativas sobre el alcance y el cronograma del proyecto.

Deben hablar el idioma del cliente y el idioma del equipo cuando se trata de determinar si una determinada solicitud es factible, está fuera del alcance o está dentro del costo del proyecto originalmente planeado. El software de seguimiento de proyectos permite a los directores de proyectos llegar a estas conversaciones informados sobre el estado del proyecto.

También están ahí para proteger al equipo. No pondrías a tu desarrollador frente a un cliente enojado para explicarle por qué una función no es posible. Los gerentes de proyectos tienen las habilidades de comunicación y resolución de conflictos para encontrar una solución que funcione para el equipo y el cliente y, en última instancia, proporcione satisfacción al cliente. 

Estudio de caso de importancia de la gestión de proyectos: Aura

Sin gestión de proyectos, los equipos y los clientes están expuestos a una gestión caótica, objetivos de proyecto poco claros, falta de recursos, planificación poco realista, alto riesgo, entregas de proyecto de mala calidad, proyectos que superan el presupuesto y proyectos entregados tarde.

Aquí hay un ejemplo de esto de Sarah M. Hoban , directora senior de la oficina de gestión de programas de Aura. “ En un puesto anterior, trabajé como gerente de programas para un equipo de marketing ” , dice. “ Uno de los mayores beneficios que aporté fue mi conocimiento de los objetivos estratégicos, los planes de trabajo y los procesos de los equipos multifuncionales. “

Abogó por los miembros del equipo y les liberó tiempo asumiendo la coordinación y alineación entre el equipo y el resto de la organización. ” A su vez, el marketing podría adaptar sus procesos y prioridades para reflejar los intereses de otros equipos, haciendo que la organización sea más eficiente “, afirma.  

Hoban continúa: “¿ Podríamos haber logrado esto sin un director de programa? Claro, pero habría requerido que alguien de marketing asumiera este rol voluntariamente, además de su trabajo diario, y sin la experiencia y los conocimientos de gestión de programas para lograr que se cumpliera con un alto nivel de calidad. Con un gerente de programa implementado, otros equipos tenían un punto de contacto central y comenzaron a trabajar con marketing de manera proactiva, por lo que el equipo ya no tenía que luchar para atender solicitudes de último momento de ingeniería o producto. “

La gestión de proyectos crea y habilita equipos felices y motivados que saben que su trabajo es importante y, por lo tanto, hacen su mejor trabajo. Y ese equipo habilitado para la gestión de proyectos garantiza que se entregue lo correcto: cosas que generen un verdadero retorno de la inversión y que hagan felices a los clientes.

La importancia de los grandes directores de proyectos

En el espacio de proyectos digitales, muchos gerentes de proyectos asumen el rol sin ninguna capacitación formal y, en muchos casos, su puesto de trabajo es algo distinto a “gerente de proyectos”.

Pero como señalamos anteriormente, sus funciones son fundamentales para el éxito de un proyecto y de la organización en su conjunto. Sin ellos, no hay nadie que pueda implementar un proceso claro; impulsar la comunicación; o priorizar tareas, entregables y recursos.

El primer paso es reconocer quién ya gestiona proyectos en su organización y si tiene las habilidades interpersonales adecuadas, como comunicación, organización y relaciones con las partes interesadas.

Las habilidades duras (a menudo aprendidas en el trabajo o mediante capacitación formal) en aspectos como la fase de planificación del proyecto, la ejecución del proyecto, la gestión de riesgos y la programación del proyecto garantizarán que el gerente del proyecto sea capaz de realizar el trabajo que a menudo pasa desapercibido, aunque sea crítico. . 

Capacitación y una certificación de gestión de proyectos que demuestre que la capacitación, como el PMP del Project Management Institute (PMI) o PRINCE2, es una forma de garantizar que los PM tengan las estrategias y habilidades de gestión de proyectos adecuadas para lograr los beneficios de la gestión de proyectos descritos. arriba. 

El Digital Project Manager ofrece un curso de formación (que incluye una certificación) para nuevos gestores de proyectos que se inician en el mundo digital. Aprenderá prácticas de gestión de proyectos para iniciar proyectos correctamente, definir y reunir requisitos y liderar equipos de proyecto para lograr un objetivo común.

Fuente: https://thedigitalprojectmanager.com/ Autor: Ben Aston

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